資料の発注管理(発注書、回覧、購入冊数管理)

みなさんのところでは、資料の発注(本の注文)、そして発注の管理をどのようにされていますか?
FAXで注文書を送っている、メールで送っている、図書館システムからできるetc…色んなところがあるかと思います。
私の学校では注文は全て図書館システムからでき、注文する本のリストアップやリスト作り、発注額の確認もできました。
ただ、出版年が古い資料は書誌データが初版の時のままで価格が古いままだったり価格が入っていなかったり、どうしても誤差が出てしまうため別途Excelで購入した資料リストを作成し予算の残額を確認していました。



このリストの項目は左からこのようになっています。

・発注 → 発注済みならば「済」を入力
・書名
・著者
・請求記号
・出版者
・冊数
・本体価格
・税込価格
・備考 → 課題図書、授業関連、児童リクエスト、教員リクエストなどを入力
・納品 → 納品・検品が済んだら「済」を入力
・伝No. → 書店の請求書伝票の番号を入力(あとで確認しやすいように)
・分類 → その資料の類を入力、絵本はE、マンガはM
・シリーズ → シリーズものの場合は「シリーズ2類」「シリーズ9類」「シリーズE」など入力
・調べ学習 → 調べ学習に使用する資料の場合学年・テーマを入力
・対象学年 → おおまかな対象学年を入力…するつもりが実際には書く余裕無し

予算管理だけならば伝No.までの項目があれば良いのですが、新刊の分類等の比率をリアルタイムで調べるため、分類以降の項目も設けていました。
というのも、このリストの最後には



このように新刊の分類構成を調べる表を入れています。
この表で出しているのは

・前年度の新刊における各分類の購入割合(前年度のデータを入力)
・今年度の新刊における各分類の購入冊数・購入割合
・今年度の新刊各分類におけるシリーズものの資料の購入冊数
・今年度の新刊における各学年・テーマ毎の調べ学習に使える本の購入冊数
→昨年度までの所蔵冊数、そのうち買い替え(廃棄)対象冊数、必要冊数、それらを元にした不足冊数

図書館システムでも統計機能を使ってこれらのデータを出すことは可能ですが、図書館システムの統計機能はデータを取るのに手間がかかったり、出てきたデータがExcelで複雑な表になっていてそのままでは使いにくいということもあり、新刊リストにこの機能を持たせて使っていました。
ただ、これらの数値はあくまでも単なる新刊冊数のカウントに過ぎず、実際には数年間の収集状況や既存の蔵書の所蔵状況等、様々な要素とともに新刊購入の参考にする必要があるかと思います。
というわけでこのExcelファイル(実際に新刊データを入力しているサンプルデータとひな形データ)をアップしますが、ご利用には各館の状況を鑑みてご活用ください。
使用方法は下画像の通りです(雛形ファイルにも使用方法シートがあります)。



<サンプルデータExcelファイル>


<ひな形データ>


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